أمور عليك أن تعرفها عن تحديد الأولويات

مقدمة

 أساس تحديد الأولويات هو أنّ ليس كل مهمة تقوم بها تعتبر هامّة، فمعظم المهام المهمّة هي التي تقع ضمن الأهداف طويلة المدى، تحديد الأولويات يساعد في تحديد أهم المهام في أي لحظة مما يساعد على تركيز الإنتباه عليها، وتركيز الطاقة و الزمن أيضاً، وذلك يساعدك على قضاء وقت أطول في الأمور المهمّة و الصحيحة.

تحديد الأولويات تساعد أي شخص في التخطيط، فهي طريقة مهمّة لتأكيد الموعد النهائي لإنجاز أهداف المؤسسة، مما يقلّل من الضغوطات.

خطوات تحديد الأولويات:

1.أهم خطوة في تحديد الأولويات، هو تحديد الأهداف الإستراتيجية بشكل أساسي، وكتابتها كلّها، وكتابة المهام الخاصة بتحقيق كل هدف.

2. من خطوات تحديد الأولويات هي تحديد المهام الخاصة بالمشاريع الكبيرة، والمهام الفردية وكل ما يدفع المؤسسة إلى الأمام، وهذه المهام قد تحتاج إلى ساعات قليلة أو أيام ليتم إنهاءها.

3.في تحديد الأولويات يتم تحديد المهام بناءً على الوقت، أيُها يحتاج وقت قصير؟ وأي المهام تحتاج وقتاً طويلاً وهكذا.

4.من خطوات تحديد الأولويات؛ عندما يتم تحديد المهام، يتم ترتيبها حسب أهميتها، حيث (أ) هي الأهم ، ثم (ب) تأتي في المرتبة الثانية للأهمية، و (ج) هي الأقل أهمية من (أ) و(ب) وهكذا ، ثم يتم تقسيم المهمّة ذاتها إلى مهام أصغر يعني مثلاً (أ)-1 ، (أ)-2، (أ)-3 وهكذا

5.إجمع المهام ذات الدرجة الواحدة من الأهمية وطريقة أدائها؛ مثل ورش العمل و الاجتماعات ، في مجموعة واحدة وهكذا. 

  أمور عليك أن تعرفها عن تحديد الأولويات:

1.قاوم اغراء قائمة المهام:

     عندما تضع قائمة مهامك؛ تأكّد أنك وضعتها بالشكل الصحيح، كيف ذلك؟ كما ذكر الإداري و الكاتب الشهير ستيفن كوفي في كتابه العادات السبع للناس الأكثر فاعلية، أن المهام يجب  تقسيمها على أربعة مقاييس: مهم/ غير مهم/ عاجل/ غير عاجل، فالمهمات التي تتميّز بنوع من الإلحاح و الأهمية، يجب أن تكون على رأس الأولويات، أما المهام التي تنتمي بإنها غير مهمة وغير ملحة من الأفضل التخلّص منها، وبقية المهام تقع بين هذين النوعين من المهام.

لم ننتهي بعد؛ هذه القائمة المرتبة يومياً بناء على تحديد الأولويات، ستعطي إحساساً زائفاً بالرضا، إذا لم يكن هناك تنظيم عميق  للمؤسسة أو حياتك الشخصية قبل وضع هذه المهام.

 فالمهم هو ما الذي تعمل عليه؟ وليس كيف سأعمل، وتحديد الأهداف المهمّة هو الأهم.

2.قم بتركيز إنتباهك على الأمور التي تقود النمو:

 في تحديد الأولويات هناك كثير من الأمور التي عليك القيام بها، فهناك من الأشياء التي ستعمل على تحسين مؤسستك وهي كثيرة جداً، وقليل جدّا ما يساعد على نمو مؤسستك، فلا تهمل تلك الأشياء القليلة التي ستنتج نمو كبير في المستقبل. إن الأولويات بُنيت على أساس أمور وأهداف بعينها، فلذلك من المهم أن تحدّد العناصر التي تدفع نمو مؤسستك.

3.لا تطارد الكمال في مؤسستك:

قد تواجهك مشكلة عدم إكتمال أمر ما، أو أنك تريد أن يكتمل كل شيء كما تريده تماماً، لكن عليك أن تكون واعياً أنك قد تحتاج أن تسقط بعض الأشياء في منتصف الطريق، وذلك للتركيز على أهم مهمّة، وذلك مبدأ مهم في تحديد الأولويات.

4.قم بأصعب الأمور أولاً:

هل تقوم بالمماطلة و التسويف بشكل دائم؟ أنت لست شخصاً كسول ولكنك فقط تتجنّب أهم المهام، وذلك أمر طبيعي، لذلك عوّد نفسك على إجبارها  إنهاء أصعب المهام، كما يقول ليود بلانكفين، وهو الرئيس التنفيذي لشركة غولدمان ساكس " إن أول شيء يفعله في المكتب كل يوم هو المهمّة التي يخاف منها أكثر من غيرها".

وبذلك يقضي على هذا النوع من الفزع المزعج، ويعالج بذلك إستنزاف الطاقة في المهام الأخرى.